Rugalmas munkafolyamat kezelés, projekt menedzsment

• Feladatok, kiosztása, ütemezése

  A feladat a rendszer legkisebb egysége. Egy-egy feladat nagyon sok információt tartalmaz (van tulajdonosa, feladattípusa, projekthez rendelhető, ütemezhető, becsülhető rá munkaidő), mérhető az egyes feladatok ideje, leírást tartalmazhat (korlátlan karakterszámban), hozzászólást és fájlt is csatolhatunk hozzá.
  
  Minden feladat időben beütemezhető (naptári nap, óra és perc szerint), és igény szerint átütemezhető. A munkatársak a saját feladataikat a naptár nézetben tudják megtekinteni.
  
  A feladat tehát egy interaktív egység, amely munkatársak egymás közötti kommunikációját és cég-ügyfél kapcsolat kommunikációját is kiszolgálja.
  
  A feladat ugyancsak az időmérés legkisebb egysége. A valós időmérés úgy valósul meg, hogy a munkatársak a feladat elkészítése során időt mérnek az adott feladathoz. Ezt úgy kell elképzelni, mint egy stopper órát, vagyis a feladat idejét elindítják, és a feladat abbahagyásakor megállítják azt, vagy másik feladatot indítanak.
  
  

  	Gyors feladatok A gyors feladat funkció segítségével egy gombnyomással készíthetőek és indíthatóak a feladatok. Legyen az egy hirtelen jött telefon, e-mail vagy akár egy ebédszünet.
  	Tennivalók A felhasználók a személyes kisebb-nagyobb tennivalóit is adminisztrálhatják a Rendszeren keresztül. Ahogy a projekthez rendelt feladatoknál, úgy a tennivalókhoz is lehetséges az időmérés. A befejezetlen tennivalók automatikusan átütemeződnek a következő napra.

• Projektek tervezése

  A projekt a rendszer legnagyobb egysége. A projektet a kezdő és befejezési időpontja, valamint a maximálisan ráfordítható munkaidő írja le. A projektben hozhatók létre a feladatok, melyeket időben ugyancsak beütemezünk. A projekten belül meg lehet adni kategóriákat, melyek a projekt fázisait, ill. fontosabb részeit jelölhetik. A projektekhez hozzárendelhetők azok a kollégák (felhasználók), akik az adott projektben dolgoznak.

• Projekt áttekintése idővonalon

  A kezdő és a végdátumok megadásával a Projekt idővonal modulban vizuálisan is átláthatóvá válik a projekt határideje. A kategóriák és feladatok ütemezése, és állapota. Továbbá segítséget nyújt a projektek tervezésében, a későbbiekben pedig a projekt állapotának követésében.

• Feladatok megjelenítése

  	Naptár nézetben A felhasználók előtt álló feladatok könnyen és átláthatóan ütemezhetőek a naptár nézet segítségével, amely többféle (napi, heti, havi) nézetben is alkalmazható. A felhasználó a saját feladatait a naptár nézetben tekintheti meg, és ez alapján időben és rendszerezetten tudja végrehajtani azokat.
  	Táblázatban A feladattábla egy testre szabható táblázat, amely a szűrőjében beállított paramétereknek megfelelően listázza a feladatokat. A feladattáblában kijelölt feladatokkal csoportos műveleteket lehet végezni. Ilyen művelete lehet pl.: befejezettnek jelöl, töröl, ütemezés eltolás stb.) A feladattáblában megjelenő (szűrt) feladatokról statisztikai kimutatás készíthető az „Összesítés” gomb megnyomásával. A Feladattábla a „legokosabb” nézet. Itt nemcsak listázni lehet a feladatokat, hanem másolni, gyerek feladatot létrehozni, e-mailt küldeni a feladat tulajdonosának, törölni, aktiválni / inaktiválni, publikussá tenni, priváttá tenni, befejezettnek jelölni, lezárni, prioritását módosítani, átütemezni, elindítani, megállítani. A Feladattáblában a feladatok projekt, felhasználó, időtartam, feladattípus, státusz szerinti szűrésben listázhatók, és exportálhatók.
  	Hierarchikus nézetben A hierarchikus nézet egy testre szabható fa szerkezetű lista, amely a szűrőjében beállított paramétereknek megfelelően listázza a feladatokat a projekthez való hovatartozás, azon belül pedig a szülő-gyerek kapcsolatok szerint. Így tökéletesen nyomonkövethető a folyamatok alakulása, a feladatok egymás alá való berendeltsége, hogy melyik feladat, melyikből következett, melyik munkafolyamat mit követett stb. A nézet szülő – gyerek kapcsolatok módosítására, új gyerek feladat felvitelére alkalmas.

• Feladat státuszok

  A rugalmas munkafolyamat kezelés elengedhetetlen eleme a státuszok kezelése. A megtervezett munkafolyamat nyomon követéséhez szükségesek a státuszok, a státuszok alapján kimutatható, hogy mely feladatok lettek elvégezve, leellenőrizve, kifizetve. A feladatok így befejezetlen, befejezett, lezárt, inaktív és rendezett státuszokat kaphatnak. A munkafolyamat általánosan az alábbiak szerint alakulhat: A feladat tulajdonosa tudja elindítani, megállítani, majd, ha befejezte, befejezettnek jelölni a feladatot. A projekt menedzser felelőssége a feladatok ellenőrzése és lezárása. A HR-es kolléga feladata pedig kifizetéskor a feladatok rendezettre való kapcsolása.

• Feladat nyomon követés

  	Futó feladatok nyomon követése Segítségével bármikor rálátást nyerhet a vezetőség, hogy az adott pillanatban mely kollégák, mely feladatokon dolgoznak, vagyis éppen melyek a futó feladatok.
  	Előzetes feladat-jóváhagyás Projektenként vagy munkakörönként meghatározható időkeretek szerint, a felhasználó köteles megbecsülni feladatai hosszát (az elvégzéséhez szükséges munkaidőt), melyet a felettese felülbírálhat. A feladat elvégzésére a jóváhagyott időkeret fog rendelkezésre állni.

  Befejezett feladatok értékelése A befejezettnek jelölt feladatokat a felelős felettesek értékelhetik. Amennyiben az alkalmazott teljesítménye nem arányos a feladattal eltöltött idővel, lehetősége van a feladat valós értékét százalékolni, és ez később a fizetésre is hatással lehet (prémium, levonás, egyéb következmények). Az elvégzettnek jelölt, de hibásan leadott feladatot lehet véleményezni (feedback-elni), ami megkönnyíti a következő alkalommal történő ellenőrzés folyamatát.

  Felhasználói idővonal A felhasználói idővonalon áttekinthetővé válnak a felhasználók napi / heti / havi dolgozott munkaidejei, illetve az ehhez képest az irodában eltöltött munkaidejei. Pontosan végig követhető, hogy mely felhasználó mikor és mennyit dolgozott a feladatain mikor és mennyi szünetet / ebédszünetet tartott. Sok munkavállaló fogadja az új rendszert kétkedve, ill. idegenkedik az időméréstől. Ennek az oka, hogy általában mérsékelten érzik motiválónak az állandó kontrollt. Maguk is szembesülnek azzal, hogy mennyi időt töltenek el esetleg feleslegesen egy-egy aprósággal, vagy milyen gyakran és mennyi ideig tartanak szünetet. A jó munkaerőnek nincs takargatni valója, a leghatékonyabb kollégák pedig éppen így tudnak majd bizonyítani!

• Munkaidő nyilvántartás

  	Valós időmérésen alapuló teljesítmény nyilvántartás A Munkaidő nyilvántartás segítségével alkalmazottanként ki mutatható a napi / heti / havi dolgozott idő. Az összesítésre kerülő munkaidő típusai az adott vállalkozás követelményeihez mérten egyszerűen testreszabható. A vállalkozás által felállított elvárásoknak megfelelően kimutatható az irodában töltött idő, a szünetekkel és ebédszünetekkel töltött idő, az irodán kívül és belül futtatott "nyers" munkaóra. A modul alkalmas ezen munkaidő típusok variálására, illetve arányosítására is (pl. hogy egyes kollégák az irodában töltött idejüknek hány százalékát töltötték szüneteléssel). A kifizetésre kerülő munkaórákat adminisztrálhatóak legyen szó óra, napi vagy havi bérről.
  	Munkaidő tervezés a munkaidő táblázatban A felhasználók egy naptárnézetben beállíthatják, hogy az adott hét mely napján érhetőek el, illetve mely napokon hány órát és milyen beosztással terveznek dolgozni. Mindez rendkívül hasznos a rugalmas munkaidőben, vagy távmunkában dolgozók esetében. A funkció természetesen alkalmas a szabadságok és betegszabadságok kezelésére is.
  	Munkanapló Az irodában töltött idő regisztrálása az irodai idő (online jelenléti ív) modul segítségével lehetséges. A kolléga az irodába érkezéskor, a munka megkezdése előtt elmenti a kezdési időpontot, a munka végeztével pedig elmenti a befejezési időpontot, melyek egy online jelenléti ívben visszakövethetők. Ezen adatok alapján készülnek a munkaidő nyilvántartásban megtekinthető összesítések is.

• Kimutatások, riportok készítése

  A rendszer alapjául szolgáló valós (mért) idők segítségével készülnek a különböző kimutatások. A kimutatások rugalmasak és sokrétűek, lehet felhasználó, projekt vagy feladat szemléletű a számok mindig aktuálisak és pontosak.
  
  

  	Projekt összesítők A projekt összesítő megmutatja az egyes projektekben eltöltött összes munkaidőt. A munkaidő megoszlását a projekt egyes fázisai (kategóriái) között, a projekt legjellemzőbb feladattípusait, és azt, hogy a projektben mely felhasználók dolgoztak és a köztük lévő munkaidők eloszlását.
  	Felhasználói statisztikák A sokrétű szűrőfeltételeknek köszönhetően kimutatható, hogy egy felhasználó adott időszakban milyen típusú feladatokkal foglalkozott a legtöbbet, és mely projektek foglalták le idejének nagy részét. Stratégiai döntésekhez adhatnak alapot az olyan aprónak tűnő rész információk is, mint pl.: egy programozó kollégánál nagyon magas a hibajavítás aránya, vagy egy értékesítőnél nagyon alacsony a telefonos kommunikáció részaránya.
  	Időtartam statisztikák Egyes időszakok kielemzésére készíthetők olyan kimutatások, ahol látszik, hogy az össz. munkaerő kapacitást mekkora arányban foglalták le az egyes projektek, és egy adott időszakban milyen típusú feladatok domináltak a cégen belül vagy egyes munkakörökön belül.
  	Feladattípus statisztikák Egyes feladattípusokról megállapítható, hogy mely kollégák, ill. mely projektek esetén volt magas bizonyos tevékenység. Ez az információ fontos lehet például hibajavítások esetén, vagy meetingek mennyiségének kielemzésére, szükségességének felülvizsgálatára.
  	Saját napi statisztika Minden felhasználó a képernyőjén nyomon követheti a saját napi eredményeit, azaz hogy mennyi volt az irodában töltött időn belül a dolgozott idő, szünet és ebédidő részaránya ezzel motiválva a teljesítésre, segítséget nyújtva saját maga kontrolállására.

• Információbázis

  Dokumentumok strukturált tárolása.
  
  

  	Fájlkezelés A feladatokhoz képeket, dokumentumokat és bármilyen egyéb jellegű fájlt lehet csatolni, melyek a központi fájl- és képkezelőben böngészhetők vissza. A fájlok csatolásával könnyedén rögzíthetők a projektekhez, munkakörökhöz kapcsolódó anyagok.
  	Hozzászólások strukturált tárolása A feladatokhoz hozzászólást lehet írni, melyekről a feladat tulajdonosa e-mailben is értesül. A kommunikáció egy helyen kerül tárolásra, később egyszerűen visszakövethető így a lényeges információ nem vész el az e-mailek tengerében. A rendszer belső fórumot is tartalmaz, ahol a kollégák projektek szerint is konzultálhatnak egymással.

• Értesítések

  	E-mail értesítő A feladat ellenőrzése során a projekt menedzsernek lehetősége van a feladaton keresztül e-mailt küldeni a feladat tulajdonosának.
  	Felhasználói értesítő Minden felhasználó beállíthatja a profiljában, hogy mely eseményekről szeretne e-mail értesítőt kapni. A felhasználói értesítők csak a saját feladattal kapcsolatos eseményekről küld értesítőt. Ilyen esemény lehet pl.: új feladatot kapott, új hozzászólás érkezett a feladatához, stb.
  	Értesítő fal Minden felhasználó beállíthatja a profiljában, hogy mely eseményekről szeretne rendszer értesítőt kapni. A rendszer értesítők az értesítő falon és program fejlécében is megjelennek (akár a Facebookon az értesítők), így valós időben értesülhetnek a felhasználók minden új, a rendszerben történt eseményről.
  	Adminisztrátori értesítő Az adminisztrátori értesítőre jogosult felhasználó nem csak a saját feladataival kapcsolatos eseményekről, hanem a kollégák feladatait érintő eseményekről is értesítőt kap (pl.: ha egy kolléga befejezettnek jelölte a feladatát.)